Teamarbeit durch IT strategisch verbessern

Collaboration-Tools: die (un)heimliche Liebe der CIOs

Social Business

Wie so vieles im Leben hat der Einsatz von Collaboration-Tools zwei Seiten. Positiv ist, dass sich Teamarbeit damit innerhalb von Unternehmen und über deren Grenzen hinweg deutlich verbessern lässt. Negativ ist, dass sie sich aktuell zur Plage des CIO entwickeln. Denn laut IDC-Studie verfügt heute bereits jede zweite Fachabteilung über ein eigenes IT-Budget.1 Dadurch initiieren sie Collaboration-Projekte nicht mehr klassisch über die IT-Abteilung, sondern kurzerhand selbst. Dies führt oftmals zu Insellösungen und Verschwendung von Ressourcen.

Der Collaboration-Hype geistert mittlerweile durch viele Fachabteilungen. Verspricht er doch verbesserte Teamarbeit, höhere Produktivitätsquoten und enormes Innovationspotenzial! Logisch, dass die Fachbereiche nach Lösungen suchen, ihre Zielvorgaben für das laufende Geschäftsjahr zu erfüllen und wenn das durch Collaboration-Tools besser geht, dann werden eben welche gekauft. Viele dieser Lösungen bergen ja auch Vorteile für die IT-Abteilungen, denn einige sorgen dafür, dass sich Dokumente zentral verwalten lassen. Das entlastet die Kapazitäten der Server, denn redundantes Speichern von Dokumenten und Dateien wird dadurch obsolet.

Der Einsatz derartiger Lösungen ist also auch im Sinne der IT-Abteilung. Werden die ITler jedoch bei der Beschaffung außen vorgelassen, wird aus der Liebe zu unterstützenden Tools schnell Liebeskummer. Denn ohne eine klare Koordination und eine konsistente Bedarfsplanung bzw. -abfrage, drohen Mehrausgaben. Dann nämlich, wenn beispielsweise Tools angeschafft werden, die an anderer Stelle im Unternehmen schon eingesetzt werden, oder wenn unnötige Lizenzen gekauft werden.  Oft sind sich die Fachabteilungen der Folgen einer Fehlinvestition gar nicht bewusst. Hier ist die IT mit ihrer Expertise und Erfahrung gefragt. Sie sollte künftig verstärkt miteinbezogen werden, wenn Abteilungen neue Soft- oder Hardware benötigen. Es wäre sinnvoll, genaue Richtlinien und Empfehlungen für die Abteilungsleiter zu entwickeln. Ein monatlicher IT-Round-Table mit Themen, die über alle Fachbereiche hinweg diskutiert werden, hilft außerdem bei der Integration der IT-Abteilung in die eigenverantwortlichen IT-Projekte der übrigen Bereiche.

Welche Vorteile Collaboration-Tools bei gut durchdachtem und verantwortungsvollem Einsatz bieten können, veranschaulicht folgende Info-Grafik:

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