Ohne E-Mails hätten wir eine 4-Tage-Woche

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Stirb, E-Mail! Stirb!

RIP-E-Mail

Sie erstellen gerade ein wichtiges Handout. Da erscheint der Briefumschlag am unteren Bildrand: Sie haben Post! Schauen Sie nach? – Ja, tun Sie! Ah, nichts wichtiges, also weiter mit dem Handout – muss ja fertig werden. Schon wieder der Briefumschlag! Diesmal schauen Sie nicht nach. Oder doch? Ja, natürlich – könnte ja wichtig sein! Dieses Szenario wiederholt sich in deutschen Büros x-mal am Tag und deshalb fühlen sich Berufstätige von Emails häufig gestresst.1

Grund dafür ist die stetige Zunahme des Mailverkehrs. Immerhin geht das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group für das Jahr 2015 von 116,2 Milliarden verschickten Geschäfts-Mails weltweit aus - täglich! In den USA haben sie errechnet, dass deren Bearbeitung einen Arbeitstag pro Woche und Mitarbeiter kostet. Ohne E-Mails hätten wir also eine 4-Tage-Woche? Sie fressen aber nicht nur Zeit sondern auch Nerven, weil es zu einem Bruch im Arbeitsfluss kommt. Das Problem ist, dass bei dieser Art der Kommunikation eine Priorisierung von Inhalten erst nach dessen Rezipieren möglich ist. Um also elektronische Post von der Wichtigkeit her zu beurteilen, muss jede Nachricht zunächst gleichwertig beachtet werden.


"Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen."

Imeyen Ebong, Unternehmensberatung Bain

E-Mails und Meetings werden mittlerweile als „Geldkiller“ bezeichnet. Das liegt nicht nur an der Zeit, die in die E-Mail-Kommunikation fließt oder an den Stunden, die Mitarbeiter häufig in ineffektiven Treffen verbringen. Es liegt auch an den Unternehmens-Ressourcen, an die zunächst keiner denkt. Angesichts der Tatsache, dass die E-Mail heute auch zweckentfremdet verwendet wird - nämlich zur Terminplanung, zur Dokumentation und zur internen Kommunikation - ist es nicht verwunderlich, dass die IT-Infrastruktur häufig darunter leidet – oft auch unnötig.

Der Selbsttest:

  • Wie viele E-Mails verschicken Sie täglich innerhalb des Unternehmens mit Anhang an mehrere Empfänger?
  • Wie viele E-Mails mit Anhang behalten Sie und legen diese dennoch separat im System ab?
  • Die Korrekturschleifen wie vieler PowerPoint-Präsentationen wickeln Sie per E-Mail ab?

Heute belasten redundante Daten also Speichersysteme und Kollegen. Denn E-Mail-Anhänge landen in 63 Prozent der Fälle auf einem lokalen Speichersystem  und bleiben zu Archivierungszwecken auf dem Mailserver. Dadurch liegen unterschiedliche Versionen des gleichen Dokuments mehrfach an dezentralen Speicherorten. Synchrones Bearbeiten ist dadurch kaum möglich. Dies ist bekannt und wird in deutschen Firmen bereits aktiv angegangen. Das bestätigt eine Studie der International Data Corporation (IDC) mit dem Titel "Mobile Content Management in Deutschland 2014". Demzufolge planen Unternehmen den Versand von Dateien per E-Mail um 34 Prozentpunkte zu senken.

Plattformen für die interne und externe Kollaboration entlasten in mehrfacher Hinsicht. Dateien lassen sich zentral ablegen und sind standortunabhängig für jeden zugänglich. Projektteams arbeiten dadurch immer an der aktuellsten Version einer Datei, die gleichzeitig zentral archiviert ist. Viele Collaboration-Tools bieten auch ein Revisionsmanagement an, so dass sogar die zeitgleiche Bearbeitung möglich ist. Redundanzen im System werden so vermieden. E-Mails mit der „aktuellsten“ Version für das gesamte Team werden dadurch überflüssig und der Stress aus dem Postfach wird abgebaut.

Wie sich Collaboration für die interne Kommunikation oder auch die Zusammenarbeit mit Kunden sinnvoll einführen lässt? Lesen Sie das Whitepaper „E-Mail-Nutzung im Beruf - heute und morgen“.

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