Herausforderungen, die virtuelle Teams meistern müssen

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Organisiertes Chaos oder chaotische Organisation?

Organisation Teamarbeit

Für Unternehmen ist die Nähe zu Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern von essentieller Bedeutung. Das führt dazu, dass sich viele Firmen an mehreren Standorten niederlassen. Bei einer Produktentwicklung müssen deswegen häufig Experten von unterschiedlichen Standorten aus, gemeinsam ein Projekt realisieren. Diese Zusammenarbeit innerhalb eines räumlich getrennten Projektteams bringt Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt.

Die erste Hürde ist oft schon, alle Beteiligten für Meetings unter einen Hut zu bringen. Für eine kosteneffiziente Projektumsetzung sind Vor-Ort-Treffen wegen der Fahrtkosten oft nicht das Mittel der Wahl. Um zu sparen setzen viele Unternehmen daher auf Social-Collaboration-Tools, die eine virtuelle Zusammenarbeit ermöglichen. Über verschiedene Anwendungen tauschen Teammitglieder Dokumente online aus oder treffen sich in Videokonferenzen. Was einfach klingt, endet in der Praxis durch technische Stolpersteine und fehlende Absprachen leicht im Chaos und wird so zum Zeitfresser.

Plant ein virtuelles Team sich in einer Web-Konferenz austauschen, werden meist schon für die Terminfindung mehrere Tools verwendet. Über Doodle werden Umfragen gestartet, per Mail die Teammitglieder davon in Kenntnis gesetzt. Dann heißt es abwarten bis alle Beteiligten abgestimmt haben und ein Termin gefunden ist. Zur Bestätigung wird dieser dann noch über ein internes Kalendersystem geteilt. Für die Web-Konferenz selbst, kommen – je nach technischen Gegebenheiten und Anforderungen – verschiedene Anwendungen zum Einsatz. Je mehr unterschiedliche Programme es gibt, desto häufiger kommt es allerdings zu technischen Problemen. Verzögerungen oder gar Ausfälle kosten Teammitglieder nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch Nerven.

Stressfaktor: Filtern statt Abarbeiten

Eine weitere Herausforderung für die virtuelle Teamarbeit ist der Informationsaustausch. Per Mail, über File-Sharing-Plattformen, interne Netzwerke oder Cloud-Lösungen werden Besprechungs-Protokolle und Dokumente schnell mit anderen Teammitgliedern geteilt. Doch das unstrukturierte streuen von Nachrichten kann auch zu einer Informationsüberflutung führen, weiß Wirtschaftspsychologe Dr. Happ von der Universität Trier: „Zu viele irrelevante Mails machen es schwer wichtige Informationen aus der Masse heraus zu filtern. Aber nicht nur die Menge der Informationen kann den Empfänger überfordern. Auch schwer verständliche Inhalte und die Art und Weise wie diese aufbereitet sind können Stress verursachen.“


Um eine Informationsüberflutung zu vermeiden ist es wichtig zu wissen, welches Teammitglied welche Information auch wirklich benötigt. Denn aktuelle Forschungsergebnisse zeigen, dass es - entgegen der weit verbreiteten Meinung - nicht immer sinnvoll ist alle Projektdaten dem ganzen Team zugänglich zu machen. Übersichtlicher wird es, wenn jeder nur mit den für ihn relevanten Informationen versorgt wird.

Das „Chaos“ beherrschbarer machen

Damit geordnetes Chaos in einem virtuellen Team bzw. einer standortübergreifenden Kooperation herrschen kann, sind klare Strukturen und Absprachen von elementarer Bedeutung. Unter Anleitung funktionieren Teams besser, so Dr. Happ: „Gerade zu Beginn einer virtuellen Zusammenarbeit ist es wichtig, Zeit in die Koordination investieren. Schneller geht das mit einem Moderator, der das nötige Metawissen über Abläufe und Zuständigkeitsbereiche liefert.“ Dass der persönliche Kontakt zu Kollegen verloren geht lässt sich bei der virtuellen Zusammenarbeit oft nicht vermeiden. Wer das Arbeitsumfeld und sein Gegenüber nicht kennt, kann Äußerungen und Forderungen nur schwer einschätzen. „Um eine Nachricht zu kommunizieren braucht man häufig mehr, als man in ein paar Worte packen kann. Man braucht die Rückmeldung, die einem die Körpersprache normalerweise gibt. Klare Absprachen und eine aktive Kommunikation sind deswegen besonders wichtig um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.“ Ist eine Collaboration-Plattform synchronisiert oder angebunden an ein Social-Intranet, kann das dabei helfen,  Einblicke in die Arbeitsweise anderer Abteilungen und Standorte und vor allem ein genaueres Bild von Teammitgliedern zu bekommen.


Der Mensch ist die Basis eines jeden Teams. Wer dafür sorgt, dass Mitarbeiter durch technische Komponenten unterstützt und nicht gestört werden, profitiert von kürzeren Wartezeiten, entfallenden Suchzeiten, schnelleren Abläufen und einer steigenden Produktivität. Eine unternehmensweite Social-Collaboration-Lösung, die unterschiedliche Funktionen in sich vereint, schafft eine einheitliche Grundlage um Prozesse zu vereinfachen und Abläufe zu strukturieren von der  Unternehmen aus verschiedenen Branchen profitieren. Das eBook „Zukunft heißt Zusammenarbeit“  zeigt mit einigen Beispielen aus der Praxis, wie Social-Collaboration-Lösungen die Zusammenarbeit verbessern kann.

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