Intelligentes Dokumentenmanagement statt zeitfressender Suche

Werden Sie Herr über den Daten-Dschungel

Daten werden heute nicht mehr ausschließlich aus rechtlichen Gründen, als Beweis bei Rechtsstreitigkeiten, wegen der Aufbewahrungspflichten oder für Betriebsprüfungen archiviert. Big Data sei Dank können Unternehmen Informationen als echten Mehrwert nutzen. Mit den richtigen Methoden zur Datenauswertung lassen sich beispielsweise bis zu 8,82 Mio. Euro mehr erwirtschaften.1

Bei vielen hapert es allerdings an der Umsetzung. Es fehlt häufig die geeignete Struktur im Dokumentenmanagement, um einen möglichen Mehrwert aus Daten generieren zu können. Eine Studie fand heraus, dass 88 % der Befragen Unternehmen Schwierigkeiten haben, bei Bedarf wichtige Informationen zu finden.2 Das führt nicht nur zu Frust, sondern vor allem zu Zeitverzögerungen in Geschäftsprozessen.

So muss ein gutes Dokumentenmanagement vor allem eine leichte Wiederauffindbarkeit der Dateien sicherstellen. Damit lässt sich die Zeit, die für Such-Exzesse investiert werden würde, einsparen und an anderen Stellen nutzen. Langfristig gesehen müssen die Daten nicht nur gefunden werden, sondern auch lesbar sein. So will sowohl die Speicherform als auch der Speicherort genau überlegt sein. Einfache Festplatten sollten laut Fraunhofer Institut etwa bis zu 20 Jahren brauchbar sein. Das ist für die Aufbewahrungspflicht von rund zehn Jahren ausreichend. Doch die gesetzlichen Archivierungsfristen verpflichten teilweise dazu, Informationen bis zu 30 Jahre aufzubewahren. Dies betrifft beispielsweise Krankenanstalten bei Patientenakten mit speziellen Befunden oder Justizbehörden.3

Informationssicherheit und Datenschutz sind unerlässlich

Weitere Notwendigkeiten für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement sind Vertraulichkeit und Integrität. In diesem Zusammenhang gilt es darauf zu achten, dass eine umfassende Informationssicherheit und ein zuverlässiger Datenschutz gegeben sind. Unternehmen müssen die alleinige Kontrolle über ihre Daten haben und deren Sicherheit garantieren können. Eine österreichische Studie gab an, dass bereits knapp die Hälfte aller befragten Unternehmen Opfer einer Cyberattacke wurden. Bei 41 % kam es dabei zu Unterbrechungen in Geschäftsprozessen.4

Für die nächsten Jahre ist mit einer regelrechten Datenflut zu rechnen. So sollen die jährlich generierten digitalen Datenmengen, das heißt jegliche Dokumente und Informationen die digital dargestellt werden, weltweit bis 2025 auf 163 Zettabyte wachsen.5 Das ist das Zehnfache an Daten im Vergleich zu 2016. Für Unternehmen bedeutet das eine regelrechte Masse an Erfassungen und Verarbeitungen.

Die Bedrohung erkennen und handeln

Um der chaotischen Dokumentenablage im digitalen Zeitalter Herr zu werden, bietet sich eine kognitive Lösung an. Dabei geht es vor allem darum, Ressourcen und Zeit einzusparen. Denn über alle Unternehmensdokumente den Überblick zu behalten sowie alles korrekt und sauber im System zu hinterlegen und den richtigen Vorgängen zuzuweisen, ist mehr als ein Fulltime-Job. Ein intelligentes Dokumentenerfassungssystem übernimmt diese Aufgabe, mit wenig bis gar keiner notwendigen menschlichen Interaktion. Kognitive Technologien klassifizieren Dokumente automatisiert, katalogisieren und analysieren die wichtigen Informationen in Echtzeit. Programme zur optischen Text- und Zeichenerkennungen (Optical Character Recognition) ermöglichen jedoch nicht nur eine graphische Erfassung. Durch die Verwendung moderner Technologien (z.B. IBM Watson) ist es möglich, Dokumente inhaltlich vollautomatisiert zu erfassen und dem richtigen Workflow zuzuordnen. Das spart langfristig nicht nur Zeit und Betriebskosten, sondern sorgt durch schnellere Geschäftsprozesse für mehr Kundenzufriedenheit. Unternehmen schöpfen damit erhebliche Mehrwerte.

Wie das in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie anhand eines Anwendungsbeispiels in der Infografik:

Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.

Anrede

Benutzeranmeldung

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, um sich anzumelden. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.

Kommentare

Noch nicht bewertet

Es gibt noch keine Kommentare

Kommentar hinterlassen

Haben Sie Fragen oder Anregungen?

Schreiben Sie uns an
info@businessheute.de