Verschiedene Versionen führen zu Verwirrung und Fehlern

Teamarbeit braucht kluges Dokumenten-Management

Viele Köche verderben den Brei. Das mussten Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens in diesem von uns erdachten, aber realistischen Praxisfall erfahren. Sie arbeiteten gemeinsam an einem Kundenprojekt. Drei Mitarbeiter in drei Niederlassungen, eine Präsentation und zu viele Datei-Versionen ebneten den Weg ins Dokumenten-Chaos. Am Ende waren die Verwirrung groß, der Chef stinksauer und der Kunde weg. Dabei fing alles ganz harmlos mit ein paar E-Mails an…

Karl schreibt: Hallo Siegrid, hallo Uli, ich habe eine erste Version der Präsentation für den Kunden X erstellt und in den Ordner „Kunde X Präsi“ auf den Server gelegt. Bitte um Feedback. Grüße aus München

Uli: Hallo Karl, hallo Siegrid. Hab‘ mir die Präsi angeschaut und ein paar Änderungen vorgenommen. Liegt als „Version 2“ ab. Grüße aus Stuttgart

Siegrid: Hallo Männer, hab mir auch die erste Version durchgelesen und einiges hinzugefügt. Liegt als „Präsi Kunde X_Sigi“ ab. Vielleicht kann man die Änderungen von Uli einfügen. Grüße aus Halle

Karl: Hab‘ die Änderungen von Uli in Siegrids Datei übernommen. Hoffe, ich habe nichts vergessen. Datei heißt jetzt „Version 3“.

Siegrid: Chef meint, wir sollen noch die aktuellen KPIs von den drei Niederlassungen einfügen. Ich hab‘ es für unsere schon gemacht und die Datei als „Präsi Kunde X Sigi 2“ gespeichert.

Einen Tag später schreibt Siegrid: Uli, wo bleiben deine Zahlen?

Uli: Sorry. Hatte die Zahlen eingefügt, aber die Präsentation auf meinem Desktop gespeichert. Ich kopiere die Änderungen jetzt ins Dokument. An welcher Version arbeitet ihr gerade, „Version 3“ oder „Sigi 2“?

Karl: Kunde X hat eine Mail geschrieben mit Infos, die er noch geliefert haben möchte. Könnte jeder seinen Part übernehmen und in der Präsi ergänzen. E-Mail des Kunden anbei.

Einen Tag später schreibt Karl: Hallo Siegrid, ich sehe deine Änderungen nicht. Hast du sie in die Version 3 eingetragen oder in Sigi 2? Ich und Uli haben Version 3 genommen.

Uli: Nein, ich habe Sigi 2 genommen. Ich dachte, das sei die aktuellste Version. Ist sie das nicht? Und wer von euch hat eigentlich das Schaubild in „Version 3“ gemacht?

Karl: Nein, ist sie nicht! Okay, ich fass alles nochmal in einer ganz neuen Version zusammen. Die Zeit läuft uns davon.

Karl hat sich redlich bemüht, aber letzten Endes schickte er eine unvollständige und inaktuelle Version der Präsentation an seinen Chef. Beim Kundentermin ging dieser damit grandios baden: Die Zahlen in der Präsentation waren veraltet, eine wichtige Grafik war verschwunden und einige vom Kunden gewünschte Informationen fehlten. Entsprechend ungehalten war der Chef – vor allem als der Kunde dem Projekt eine Absage erteilte.

Wenn Sie denken, diese fiktive Szene sei etwas weit hergeholt, irren Sie.  Laut der Studie „The Case for Better Document Collaboration“ wissen 57 Prozent der Knowledge Workers nicht, welches Dokument im Datenwust das richtige ist. So arbeiten sie gegebenenfalls am falschen. Knapp die Hälfte der Befragten hat schon einmal eine falsche Version an Chef, Kollegen oder Kunden geschickt.1

Stellt sich die Frage, wie man dieses Problem lösen kann. Teamarbeit und Kooperationen zwischen Mitarbeitern unterschiedlicher Niederlassungen zu vermeiden, ist wohl kaum der richtige Weg. An die Mitarbeiter zu appellieren, Vorgaben einzuhalten, was den Speicherort und das Benennen von Dokumenten anbelangt, ist gut gemeint, aber auf lange Sicht zumeist wirkungslos.

Zu überlegen ist die Einführung eines Dokumenten-Management-System. „Damit gibt es für alle Mitarbeiter nur noch einen Speicherort“, erklärt Helmut Sproll, Managing Director der CROSS-WORKS AG, die mit Swiss Content Cloud ein DMS auf Basis des IBM FileNet Content Managers entwickelt hat. „Durch ein modernes Dokumenten-Management-System ist sofort zu erkennen, welche Version die aktuellste ist. Zudem werden alle Änderungen im Dokument protokolliert. So ist nachvollziehbar, welcher Kollege was wann verfasst oder geändert hat.“ Das System reduziert die Zeit, die bei der Teamarbeit auf Austausch, Koordination und Kommunikation entfällt. Durch das Bändigen des Versionen-Wirrwarrs, werden Fehler vermieden und der Stresspegel der Mitarbeiter sowie ihr Frust deutlich reduziert.

Welche Vorteile ein Dokumentation-Management-System außerdem bringt und wie es funktioniert, erfahren Sie in dieser Checkliste:

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