Revisionssicherheit und gesetzliche Vorgaben erfüllen

Geschäftsunterlagen richtig, einfach und schnell archivieren

Mehr als ein Drittel der deutschen Unternehmen hat mit der gesetzeskonformen Archivierung (36%) und dem Schutz von Dokumenten (35%) zu kämpfen. Das ergab die IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“1. Ein erschreckendes Ergebnis, wenn man bedenkt, dass Firmen bei der Archivierung ihrer Dokumente steuer-, handels- und datenschutzrechtliche Auflagen erfüllen müssen, um Ärger zu vermeiden. Letztere werden durch die EU-Datenschutzgrundverordnung ab Mai 2018 weiter zunehmen. BusinessHEUTE gibt Ihnen im Folgenden einen Überblick über die Herausforderungen der Archivierung von Dokumenten auf klassische und digitale Weise und zeigt, wie Sie diesen begegnen können.

Die Herausforderungen

1. Aufbewahrungsdauer und Löschen

Unternehmen müssen geschäftliche Unterlagen wie Bücher, Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse aufgrund des Steuer- und Handelsrechts zehn Jahre aufheben. Das ist erstens eine lange Zeit und zweites kommt dabei eine große Anzahl an Dokumenten zusammen. Es ist nicht einfach, den Überblick darüber zu behalten, welche Informationen wie lange aufbewahrt werden müssen und wann sie gelöscht oder vernichtet werden dürfen. Entledigt sich ein Unternehmen oben genannter Geschäftsunterlagen zu früh, kann das bei einer Steuerprüfung erhebliche Konsequenzen haben. „Nicht nur deswegen haben viele Menschen Hemmungen, Dokumente zu löschen oder zu vernichten“, weiß Helmut Sproll, Managing Director der CROSS-WORKS AG, die mit Swiss Content Cloud ein Dokumentenmanagementsystem auf Basis des IBM FileNet Content Managers entwickelt hat. „Sie haben Angst eine wichtige Information unwiederbringlich zu eliminieren. Aus Vorsicht entscheiden sie sich oft, Dokumente nicht zu löschen oder zu schreddern. Das belastet das Papierarchiv oder bei digitalen Archiv den Server.“

2. Revisionssicherheit

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente unverändert, auffindbar, nachvollziehbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden müssen. Es klingt trivial, aber die Auffindbarkeit eines Dokuments kann eine echte Herausforderung sein. In dem Wust an Papieren und Aktenordnern in einem klassischen Archiv gelangt schon einmal eine Akte an die falsche Stelle. Diese wiederzufinden ist mit immensem Aufwand verbunden. Gleiches gilt bei einem digitalen Archiv. In gängigen File-Strukturen ein Dokument zu finden, dessen Dateiname man nicht kennt, kann Stunden dauern.

Bei langfristiger Aufbewahrung müssen Dokumente auch nach Jahren oder Jahrzehnten gut lesbar sein. Deshalb müssen Papiere und Akten vor Umwelteinflüssen wie Licht und Feuchtigkeit geschützt werden.

Dokumente müssen einwandfrei zuzuordnen sein. Auch kann es wichtig sein, den Arbeitsprozess und die Veränderungen an dem Dokument nachvollziehen zu können. Dies ist auch aufgrund der Verfälschungssicherheit von Bedeutung.

3. EU-Datenschutzgrundverordnung

Gerade im Zuge der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die im Mai 2018 in Kraft tritt, ist Nachvollziehbarkeit von entscheidender Bedeutung. Laut der Verordnung muss ein Unternehmen in der Lage sein, lückenlos anzugeben, welche Daten woher, zu welchem Zweck erhoben und verarbeitet werden, ob und wenn ja an wen sie weitergegeben und wann sie gelöscht werden. Verstößt ein Unternehmen gegen die DSGVO drohen hohe Bußgelder.

Wie Sie diesen Herausforderungen begegnen und die gesetzlichen Vorgaben an die Archivierung ohne großen Aufwand erfüllen können, erfahren Sie in dieser Checkliste zum Download.

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