Mit modernem Dokumenten-Management-System (DMS) Daten schneller finden

Mehr Effizienz, weniger Frust – Daten-Chaos beseitigen

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen würde elfeinhalb Tage im Jahr einfach verplempern. Einer internationalen Studie zufolge verbringen deutsche Bürokräfte pro Tag durchschnittlich 22 Minuten damit, Dokumente und Bilder zu suchen, die im unübersichtlichen Datenwust des Unternehmens versteckt liegen.1 Das sind im Jahr rund 92 Stunden. Bei einem Angestellten in der Schweiz, der pro effektiv gearbeitete Stunde das Unternehmen über 80 CHF kostet, kommen hier schnell rund 7.500 CHF im Jahr zusammen.2 Nicht materiell erfassbar, aber doch erheblich ist zudem der Frust der Mitarbeiter. Welche Möglichkeiten gibt es in Zeiten der Digitalisierung, diese 22 unproduktiven Minuten zu reduzieren?

Machen Sie den Selbsttest

  1. An wie vielen unterschiedlichen „Orten“ legen Sie und Ihre Kollegen Daten ab (firmeneigener Server, Cloud, Desktop, E-Mail-Postfach, externe Speicherkarte etc.)?
  2. Wie oft suchen Sie nach einem Dokument, einem Bild oder einer Video-Datei? Täglich? Zweimal die Woche? Weniger?
  3. Wie viel Zeit verwenden Sie am Tag auf die Suche nach Dokumenten?
  4. Wie oft bekommen Sie mit, dass Ihre Kollegen länger brauchen, um eine Datei zu finden?
  5. Wie hoch ist Ihr Frustpotential bei der Suche auf einer Skala von 1 bis 10?

Dazu muss man die Gründe für die lange Suche nach Daten analysieren:

  1. Datenmenge: Je mehr Daten in einem Unternehmen liegen, desto aufwendiger ist die Suche. Und die Datenmenge nimmt rasant zu. Im Jahr 2016 wurden weltweit 16,1 Zettabyte Daten generiert. Das ist eine 16 mit 21 Nullen. Im Jahr 2025, so die Prognose, wird es mehr als zehnmal so viel sein! 2015 wurden 30 Prozent der Daten von Unternehmen erstellt, 2025 werden es 60 Prozent sein.3 Es wird also künftig für Firmen noch sehr viel schwieriger werden, diese Datenflut zu organisieren.
  2. Unstrukturierte Daten: Oft gibt es eine große Menge an unstrukturierten Daten beispielsweise E-Mail-Korrespondenzen oder Chatverläufe.
  3. Mehrere Speicherorte: Daten liegen auf dem firmeneigenen Server, in der Dropbox von Mitarbeitern, in E-Mail-Eingängen, auf Desktops, auf externen Speicherplatten etc. Der Mitarbeiter muss also an verschiedenen Speicherorten suchen, auf die er zum Teil gar keinen Zugriff hat (bspw. Desktop eines Kollegen). Wenn er eine Datei gefunden hat, kann er weiterhin nicht ausschließen, dass eine aktuellere Version an einem anderen Speicherort liegt.
  4. Eigenheiten: In einem Unternehmen speichern nicht alle Mitarbeiter ihre Daten nach dem gleichen Muster und der gleichen Struktur. Das liegt einmal an persönlichen Eigenheiten der Kollegen, zum anderen an ihren unterschiedlichen Aufgaben. Ob ein Beschäftigter projekt- oder kundenbezogen arbeitet, hat auch Einfluss darauf, wie, unter welchem Dateinamen und wo er Daten ablegt. Auf dem Fileserver kann dies nicht gut und flexibel abgebildet werden.
  5. Regeln werden nicht eingehalten: Um dem Speicher-Chaos Herr zu werden, stellen Abteilungsleiter und Co vielfach Regeln auf, wie Dokumente benannt und abgelegt werden sollen. Aber ob diese Regeln langfristig eingehalten werden, ist fraglich und nicht zu kontrollieren.
  6. Eingeschränkte Suchfunktion: Das Auffinden von Dateien ist oft nur nach Name, Erstellungsdatum oder Dateigröße möglich. Diese Suche ist oft weder effizient noch erfolgreich.
  7. Viele Versionen: Innerhalb eines Workflows kann es unterschiedliche Versionen eines Dokuments geben. Die Frage ist dann, welche Version die aktuellste ist und an welcher der Kollege parallel arbeitet.
  8. Mangelnde Sicherheit: Dieser Punkt bezieht sich zwar nicht auf die Dauer der Suche, ist aber so wichtig, dass er hier aufgeführt werden muss. Gerade bei unterschiedlichen Ablageorten stellt sich die Frage nach der Datensicherheit. Wenn Daten beispielsweise auf einem Desktop liegen, sind sie verloren, wenn der Computer gestohlen wird. Außerdem bietet nicht jeder Cloud-Dienst, der von Mitarbeitern genutzt werden kann, den Sicherheitsstandard, den Firmen fordern. Ein Unternehmen muss die Sicherheit seiner Daten gewährleisten und benötigt die alleinige Kontrolle über sämtliche Dokumente.

Wie Sie die Ursachen für das Daten-Chaos überwinden können, erfahren Sie in dieser Checkliste zum Download.

Mehr Informationen zu den Möglichkeiten, die Ihnen das moderne Dokumenten-Management-System Swiss Content Cloud der CROSS-WORKS AG auf Basis des IBM FileNet Content Managers bietet, finden Sie hier.

1 Das Marktforschungsinstitut Censuswide hat für die Studie aus dem Jahr 2016 insgesamt 6.045 Bürokräfte aus verschiedenen Branchen in neun Ländern Europas befragt. http://www.schwartzpr.de/de/newsroom/pressemeldung.php?we_objectID=3809&kunde=3203

2 Anhaltspunkt für diese Rechnung liefert der Artikel https://www.rasminka.ch/unsere-kunden/kosten-eines-mitarbeiters/

3 http://www.seagate.com/de/de/our-story/data-age-2025/  

 

Bildquelle: © peshkov, fotolia

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