Human Resources kann auch einfach

Von der Wiege bis zur Bahre: Formulare, Formulare

Human Resources, Cloud, Talent Management, businessheute

HR ist nicht gerade berühmt für einfache, unkomplizierte und innovative Prozesse. Dabei belegen aktuelle Umfragen, dass bei Anwendern digitaler Personalakten die Ablagezeit pro Vorgang durchschnittlich um zwei Minuten sinkt und die Suchzeit sogar um bis zu fünf Minuten. Knapp ein Drittel der Nutzer spart so wöchentlich bis zu drei Stunden, zehn Prozent der Befragten sogar bis zu zehn Stunden Zeit.1  Zeit, die Personaler besser für strategische Themen wie Recruiting, Personalentwicklung, Mitarbeiterbindung, Employer Branding oder Talent Management nutzen könnten.

Formulare und Dokumente gibt es zuhauf in Personalabteilungen. Meistens nicht, weil Personaler so papierverliebt sind, sondern weil der Gesetzgeber und andere involvierte Parteien noch immer papiergestützte Prozesse und händische Unterschriften verlangen. Das wirkt sich einerseits auf den Ruf, andererseits auf Geschwindigkeit und Effizienz von HR aus – denn Transport, manuelle Ablage und Suche sind zeitintensiv und benötigen viel Platz.

Dabei kann die Welt so einfach sein, würden moderne und leicht zu bedienende IT-Lösungen für eine digitale Personalakte genutzt werden. Damit sind sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter oder Vorgang jederzeit elektronisch und zentral verfügbar. Die bisherige Koexistenz digitaler Dateien und Papierdokumente wäre endlich überflüssig.

Vom Verwalter zum Gestalter

Gerade die Digitalisierung in Personalabteilungen birgt für Unternehmen großes Potenzial. 70 Prozent der Studienteilnehmer der HR Trendstudie 2015 geben zwar an, dass Tools für Data Analytics in ihrem Unternehmen gar nicht bzw. fast gar nicht genutzt werden, sie dort für die Zukunft aber große Ausbaufähigkeit sehen. Auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz, Social Media, mobilen und Cloud-Applikationen wird in Zukunft noch deutlich zunehmen.2 

Cloud-Services haben Hebelwirkung

Diese Entwicklung stellt viele Unternehmen nun vor die Frage, in welcher Form HR-Prozesse künftig abgebildet werden sollten: on premise, via Cloud-Angebote oder mittels hybrider Lösungen. Das ist eine wichtige strategische Entscheidung, denn moderne und zukunftsorientierte Personaler brauchen maßgeschneiderte IT-Unterstützung. Eine von IDC durchgeführte Studie zeigt, dass bereits 27 Prozent der befragten Unternehmen3 dafür Personalmanagement-Lösungen aus der Cloud nutzen und sich über ein Drittel von ihnen aktuell mit dieser Frage beschäftigt. Die Konsequenz: Derartige Services werden im deutschsprachigen Raum immer wichtiger und IT-Abteilungen sollten für neue Aufgaben und Herausforderungen gewappnet sein.

Es gibt noch Aufholbedarf

Weitere Ergebnisse sind, dass die Cloud überzeugt, sobald Anwender sich mit den Angeboten beschäftigen. So nennen Firmen, die sich dagegen aussprechen, zunächst Sicherheitsbedenken (87 Prozent) und den Datenstandort außerhalb Deutschlands (74 Prozent) als Hauptgründe. Fakt ist aber auch, dass zehn Prozent der Unternehmen noch keine IT-Strategie für den Fachbereich implementiert haben oder mit einer Strategie arbeiten, die älter als zwei Jahre ist (32 Prozent). Die Schlussfolgerung lautet daher: Zügig an einer aktuellen HR IT-Strategie arbeiten, da sie unverzichtbar ist, um die Herausforderungen künftiger HR-Prozesse zu meistern.

Für funktionierende hybride Strukturen müssen HR- und IT-Manager viel enger als bisher zusammenarbeiten:

HR, Cloud, businessheute

Zwei Hauptvorteile: Digitalisierung schafft Transparenz...

Egal ob Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Beurteilungs- und Personalentwicklungspläne: Digitale Prozesse schaffen eine neue Transparenz der Zusammenarbeit und zufriedenere Mitarbeiter, die nicht wochenlang auf ein Zeugnis oder die signierte Gehaltserhöhung warten müssen. Denn sie können jederzeit im System den letzten Stand inklusive Bearbeiter einsehen, falls die Rollen- und Rechtezuordnung sie dazu befähigt.

...und spart Kosten

Viele HR-Mitarbeiter kümmern sich um alle anderen Mitarbeiter im Unternehmen, was immens Zeit und damit Geld kostet. Somit steht HR oft in der Schusslinie, wenn es darum geht, Kosten einzusparen. Mittels einer digitalen Personalakte können Prozesse aber vereinfacht und vor allem günstiger ablaufen. Bisher sehr zeitaufwändige Dokumente sind innerhalb weniger Minuten erstellt, automatisch abgelegt und an die betroffenen Personen versendet. Außerdem schont dieses Vorgehen die Umwelt, denn die Papierberge reduzieren sich ebenfalls deutlich.

HR kann auch einfach (sein)

HR muss sich mit der Digitalisierung beschäftigen, denn als reiner Verwalter ist die Abteilung irgendwann überflüssig. Dafür braucht es aber neue Einstellungen, eine größere Vielfalt und einen anhaltenden Wertewandel – und die richtigen Werkzeuge. Schließlich muss das Unternehmen so aufgestellt werden, dass es in der digitalen Welt bestmöglich funktioniert.

Personalarbeit einfach gemacht:
1. Akten und Dokumente liegen allesamt digital in einem zentral verfügbaren System vor
2. Automatisierte Terminkontrolle und Wiedervorlage, inklusive Erinnerungsfunktion per Email
3. Aktenübergreifende Volltextsuche und Zugriff auch durch mehrere Personen gleichzeitig möglich
4. Rollen- und Rechtekonzept schützt vor unbefugtem Zugriff und erfüllt Datenschutz- und Compliance-Vorgaben

Wie Cloud-Lösungen HR-Abteilungen unterstützen können, wichtige Kernthemen professionell umzusetzen, können Sie hier nachlesen. Starten Sie zum Beispiel mit einem vielseitigen Testtool, mit welchem Sie talentierte Bewerber auf den ersten Blick erkennen und auswählen können – damit von Anfang die richtigen Leute mit an Bord sind.

Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.

Anrede

Benutzeranmeldung

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, um sich anzumelden. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.


[1] http://www.tutum.de/studie/
[2] http://www.kienbaum.de/Portaldata/1/Resources/downloads/brochures/Kienbaum_HR-Trendstudie_FINAL.pdf
[3] durchgeführt von IDC im Auftrag von Promerit HR + IT Consulting, für die über 190 Geschäftsführer, IT- und Personalverantwortliche aus Großunternehmen mit mehr als 2.500 Mitarbeitern im DACH-Raum befragt wurden

Bildquelle: (c) gustavofrazao, Fotolia
Quelle Grafik: IDC


Kommentare

Noch nicht bewertet

Es gibt noch keine Kommentare

Kommentar hinterlassen

Haben Sie Fragen oder Anregungen?

Schreiben Sie uns an
info@businessheute.de